Más tiempo libre gracias al método de trabajo GTD

  • Mente
cat-icon-on-post

Seguro que más de uno ha pensado al leer el titular que se trata de un nuevo modelo de coche más rápido. Pero no se trata de eso. A veces la vida en la ciudad avanza muy deprisa y sentimos que nos falta tiempo. Pero eso podemos cambiarlo si conseguimos una mejor organización de nuestras tareas pendientes, ya sean laborales o personales. Se trata de ser más eficientes. Y podemos conseguir más tiempo libre gracias al método de trabajo GTD para organizar nuestras tareas pendientes.

GTD (Gets Things Done) es un método de organización desarrollado por David Allen. Se basa en cuatro pasos fundamentales. Recopilación, procesar, organizar y revisar las tareas pendientes. El GTD lo podemos aplicar para nuestra vida, al contrario que otros métodos, no hace distinción entre vida laboral y vida personal. Una tarea puede ser ir al supermercado a hacer la compra, realizar un trabajo para la universidad o cualquiera de ámbito profesional.

Las cuatro etapas del método GTD

Vamos a intentar explicar brevemente estos cuatro pasos o etapas en el ciclo de vida de una tarea, desde que la anotamos para hacer, hasta que la podemos tachar como acabada.

    • Recopilación: Aquí se trata de tener una bandeja de entrada, una libreta, etc. donde vamos añadiendo todo lo que tenemos pendiente. Los métodos de recopilación de la información pueden ser diferentes, y por ejemplo, nos serviría desde marcar un correo electrónico como importante, hasta un mensaje de Twitter como favorito. Por supuesto, también cualquier cosa que nosotros anotemos en nuestra bandeja de entrada.
    • Procesar las tareas. En este momento es cuando decidimos qué vamos a hacer. Vemos lo que tenemos pendiente en nuestras tareas y cómo nos vamos a organizar. Una regla básica del modelo GTD es que si necesitamos menos de dos minutos para hacer algo, lo hacemos inmediatamente. Justo en ese momento. Un ejemplo sería devolver una llamada, enviar un correo electrónico, etc. Con el resto lo que debemos hacer es organizar las tareas en función de distintos criterios. Y aquí ya entramos en la siguiente fase.
    • Organización. Se trata de tener una serie de carpetas creadas para poder archivas las tareas pendientes. Podemos complicarlo tanto como lo deseemos, pero para que sea efectiva, es mejor que sea muy simple.

 

    1. Urgentes“, para la siguiente tarea que vamos a hacer. Lo ideal es que sea sólo una.
    2. La carpeta de “pendientes“, donde irán el resto de tareas que tenemos para hacer pero no justo en ese momento.
    3. En la carpeta “en espera” añadimos las tareas que no dependen de nosotros. Por ejemplo, queremos irnos de fin de semana, pero estamos pendiente de que nos contesten en una casa rural si hay habitaciones disponibles para esas fechas o no.
    4. Más adelante“, para las tareas que realizaremos en un futuro, sin una fecha ni urgencia concreta.
  • Fase de Revisión. En este momento revisamos que tenemos pendiente y decidimos si debe o no seguir allí. Por ejemplo, alguna tarea que teníamos para más adelante se ha convertido en urgente, u otra que teníamos como pendiente, tiene que pasar a “En espera” porque esperamos una respuesta de alguien.

¿Cómo creo mi bandeja de entrada para las tareas?

¿Y cómo recogemos estas tareas? Pues depende de cómo tomemos las notas. Si somos de apuntar en una libreta, pues nuestra bandeja de tareas pendientes será una bandeja de papel física, donde vamos acumulando los papeles. Si preferimos utilizar el correo electrónico o una aplicación de teléfonos móviles para tomar las notas, igualmente serán válidas.

Lo mejor es que es un método muy, muy sencillo de utilizar. Que vamos perfeccionando con la práctica. Y que nos puede dar una gran resultado. Es recomendable probarlo si vemos que nos falta el tiempo, que no nos llega para hacer las cosas que tenemos pendientes y esto acaba por agobiarnos.

Lo más complicado es que puede implicar un cambio de hábitos, de rutinas. Y esto puede ser lo más duro al principio. Establecer la disciplina necesaria, los pequeños gestos que realizamos para poder disfrutar más de nuestro tiempo. Y lo cierto es que funciona y merece la pena hacer la prueba. Ganamos en calidad de vida y el resultado es que tenemos más tiempo libre para nuestro ocio. Por eso merece la pena el esfuerzo inicial en la adaptación a este método de organización.

En Ciudadano Cero | Trabajar en el parque es posible y beneficioso para nosotros
Imagen | orcmid | mrbill | Emily Carlin

compartir en redes

te recomendamos